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Les ateliers de faisabilité

Les concertations sont une étape essentielle dans notre métier de programmiste. Celles-ci peuvent prendre différentes formes, avec de simples entretiens ou de manière plus participative. Chez Florès, nous nous attachons à comprendre les besoins de la maîtrise d’ouvrage par le biais de ces ateliers participatifs. Aujourd’hui, focus sur nos ateliers de faisabilité qui viennent ensuite préciser ces besoins pour y répondre au mieux !

Les difficultés des entretiens

Lors des entretiens, il est parfois difficile pour les personnes interrogées de se projeter dans un besoin futur. Bien souvent, il est plutôt fait état de besoins issus de dysfonctionnements constatés dans le bâtiment occupé : il s’agit des éléments « à ne surtout pas reproduire ».

En parallèle, on peut également s’apercevoir lors des entretiens que la liste des besoins est conséquente. Cela laisse supposer que les demandes sont peut-être inadaptées.
Notre travail est de trouver le juste équilibre dans toutes ces demandes et d’en extraire les données essentielles.

Par exemple, l’impression d’un manque de salles de réunion (dysfonctionnement) peut engendrer la demande de « trop » de salles. C’est en questionnant sur la fréquence d’utilisation que l’on pourra déterminer leur nombre et leur capacité d’accueil.

La concertation participative permet plus facilement aux utilisateurs de faire abstraction de l’état actuel. Elle est l’occasion de requestionner les besoins par le biais de différentes approches. L’objectif de la concertation participative est aussi d’impliquer les futurs utilisateurs dans la démarche de programmation.

Un accompagnement au changement

Les ateliers participatifs sont aussi l’occasion d’aller plus loin et de penser innovation. Il s’agit alors de percevoir les possibles pour établir un programme pertinent.

Dans le domaine du tertiaire plus particulièrement, les évolutions des pratiques de travail et la mise ne place du télétravail, amènent à se requestionner sur les espaces dédiés au travail. Les besoins s’en trouvent modifiés.

Si les principaux décideurs sont souvent à l’initiative de ces changements, les utilisateurs rencontrés lors des entretiens ne sont pas toujours favorables, et la crainte de l’open-space est souvent ressentie. Les ateliers participatifs sont alors l’occasion de s’interroger sur ces nouvelles pratiques. L’objectif est d’identifier les freins et leviers pour accompagner vers le changement et proposer des espaces adaptés selon les métiers.

Un atelier que nous avons mis au point permet notamment d’interroger les utilisateurs sur leurs besoins réels en espaces de travail. Sur un plateau type d’immeuble de bureaux, la règle est simple : proposer un aménagement à l’aide de cartes « espaces » permettant de disposer de 12 postes de travail pour 12 collaborateurs, avec au minimum un local support.

Ces échanges sont l’occasion de faire prendre conscience aux participants des variantes et possibles dans un même espace pour accueillir à la fois des postes de travail et à la fois d’autres espaces tiers (locaux supports, salles de réunion, espaces de convivialité). Il s’agit alors en quelque sorte des prémisses d’un accompagnement au changement et d’une mission de space planning

Les ateliers de faisabilité pour préciser les besoins

Faire prendre conscience des possibilités est une première étape. Une fois ce recueil des besoins établi, il s’agit de transposer ces réflexions sur les plans du projet. En cas de réhabilitation d’un bâtiment, l’enjeu est d’autant plus significatif.

L’objectif est d’établir une faisabilité en adéquation avec les besoins d’une maîtrise d’ouvrage. Le piège serait de penser que c’est chose aisée quand le sujet parait simple et/ou connu.

Les ateliers de faisabilité sont l’occasion de s’assurer de la bonne compréhension des besoins fonctionnels et des enjeux du projet en co-élaborant un scénario de faisabilité.

Le principe de l’atelier est de proposer aux utilisateurs un scénario pré-établi à partir du préprogramme des besoins, et conforme à ce dernier d’un point de vue du respect des surfaces, et des liens fonctionnels.

Confronter ce premier scénario au regard des futurs utilisateurs permet de mettre en avant de nouveaux éléments. Les critiques qui en émergent nous amènent à préciser certains besoins. En particulier, il arrive que des liens fonctionnels entre certains locaux et entités ne soient pas évoqués lors des entretiens. Ces ateliers de faisabilité permettent de nous signifier de manière concrète des contraintes non évoquées au préalable.

Les ateliers participatifs sont source d’échange, d’écoute et de précisions des besoins. Ils permettent aux participants d’envisager des possibles. Les ateliers de faisabilité permettent en particulier de s’impliquer un peu plus dans le projet au travers de la co-construction de scénarios de faisabilité.

C.F.