On l’évoquait dans un précédent article, la Covid-19 aura certainement de nombreux impacts sur la programmation architecturale. Nous avons souhaité revenir sur ceux des bâtiments tertiaires et notamment nous attarder sur la question de l’essor du télétravail et du flex-office suite à cette pandémie, et les conséquences qui en découlent.
Les chiffres de télétravail
Depuis le confinement, le télétravail est recommandé par le gouvernement pour les entreprises qui peuvent le mettre en place. Il s’agit d’exercer son activité professionnelle à distance des locaux de son entreprise en utilisant des outils de télécommunication adaptés.
Selon l’institut Eurostat, avant la pandémie, les salariés français étaient 16% à télétravailler au moins une fois par semaine. Aujourd’hui, presque 40% des employés français sont en télétravail une partie de la semaine (deux à trois jours en moyenne), selon un sondage Harris Interactive effectué par le ministère du travail.
Le télétravail permet de résoudre aujourd’hui des difficultés liées aux mesures sanitaires, mais il est également plébiscité des entreprises et des programmations architecturales pour développer de nouveaux usages au sein des bureaux.
Le flex-office, c’est quoi ?
C’est tout simplement ne plus avoir d’espace de travail attitré. On oublie les bureaux individuels, et on va plus loin que l’open-space ! Dans un flex-office, chacun vient travailler où et quand il le souhaite en fonction de ses besoins. Pour cela, l’employé doit pouvoir bénéficier d’espaces différenciés : des zones calmes, pouvant être plus propices à la concentration ; des salles de créativité et de convivialité, favorisant les échanges ; des espaces de réunions différenciés, permettant de s’isoler ; etc.
Aussi, en théorie, le flex-office ne prévoit pas la réduction du nombre de postes de travail par rapport au nombre d’employés. Dans le cas où le nombre de postes de travail est inférieur au nombre de salariés, on parle plutôt de flex-desk : les postes de travail sont partagés. Cela suppose alors que l’ensemble des salariés n’est pas présent au sein de l’entreprise en même temps : déplacements professionnels, réunions en extérieurs, congés, temps partiels, ou… télétravail !
Les enjeux du flex-office et du flex-desk
On peut lire dans la presse depuis quelques semaines que de grandes entreprises sont en train d’abandonner des bureaux, voire des immeubles entiers, pour faire des économies conséquentes. Cependant, nous l’évoquions dans un précédent article, la mise en place de flex-office et/ou du flex-desk ne doit pas être déterminée par la seule volonté de réduire sa superficie globale d’espaces de travail.
Ce système n’est pas universel et peut ne pas être adapté pour une entreprise. Il est nécessaire de se questionner sur la faisabilité du projet et un accompagnement au changement est impératif !
Impliquer les collaborateurs
Il faut impliquer les collaborateurs pour que la prise de conscience soit collective et que tout le monde soit impliqué. Réduire sa superficie n’est pas seulement un gain financier pour l’entreprise, c’est aussi un gain énergétique (moins de surfaces à construire et, par la suite, à chauffer). Réduire la superficie dédiée aux postes de travail doit surtout permettre d’augmenter celles des espaces annexes, nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise et au bien-être des employés (salles de réunion, espaces de convivialité, …).
En effet, la mise en avant des lieux annexes peut être porteuse du projet. L’important est d’écouter les besoins et de favoriser les espaces adaptés. Vous avez besoin de plus d’espaces de réunion ou d’espaces de convivialité pour favoriser la cohésion d’équipe ? Vous les aurez.
Des postes de travail adaptés
Pour les employés, il s’agit de renoncer à la personnalisation de son espace personnel, de la photo de sa famille ou de son chien, d’avoir sa propre plante, etc. Mais ne peut-on pas retrouver tout cela à proximité ? Un grand espace où la végétation reste présente, des rangements mobiles contenant tous ses effets personnels ?
Au-delà de ça, il faut surtout que l’entreprise mette les moyens nécessaires pour garantir des postes de travail adaptés (mobilier, équipements informatiques) pour garantir le confort de tous. Le risque étant que certaines places soient plus convoitées que d’autres, ou d’engendrer de la charge mentale aux salariés qui viennent au bureau en ayant peur « de ne pas trouver de place ».
Finalement, il s’agit d’évaluer les besoins et de lever les éventuels freins un par un. Imposer certaines règles est parfois également nécessaire, car partager son poste de travail, c’est le laisser à un.e autre le lendemain, ou même au cours de la journée. Le ranger systématiquement est par exemple une évidence. La crise sanitaire ajoute également un questionnement vis-à-vis de cela : comment partager son espace en tant de pandémie ?
C.F.
Sources
- Circulaire Fonction Publique sur le renforcement du télétravail
- Émission France Inter
- Émission France Inter
- Article Challenges sur le flex-office
- Article Welcome to the jungle sur le flex-office
- Article bureauapartager.com sur le flex-office
