Cette semaine, comme on est plutôt cool chez Florès, on vous partage un de nos tips pour les échanges en entreprise. On a en effet testé – et approuvé – un nouveau format pour la communication interne : la C3Team. On vous explique !
Un fonctionnement en évolution
Chez Florès, la communication interne et le partage d’expériences ont toujours été au cœur de notre organisation. Historiquement, on structurait nos échanges autour de deux types de réunions :
- Une réunion d’équipe mensuelle permettant de partager un temps collectif, suivre l’avancement des études en cours et capitaliser sur les retours d’expérience.
- Une réunion orientée pour les chefs de projet, interrogeant le commercial, la gestion des études et l’efficacité de l’entreprise.
Avec l’évolution de l’entreprise, nous avons décidé de créer un temps de co-développement pour les chargés d’études. Celui-ci était initialement sur une base volontaire, mais s’est ensuite progressivement régularisé. De plus, la création d’un nouveau poste, celui de consultant, a conduit à l’instauration d’un temps d’échanges dédié pour ce poste.
Adapter la communication à la croissance de l’entreprise
Avec une croissance rapide, Florès a dépassé le cap des 20 salariés. Cette expansion a transformé la dynamique de nos réunions d’équipe. Elles ne permettaient plus d’aborder tous les sujets de manière approfondie, et le format était devenu plus formel. Cela rendait plus difficile les débats et échanges, et prenait plus l’allure de cours magistraux avec une présentation et des auditeurs.
Certaines problématiques, auparavant discutées en réunion d’équipe, ont été déplacées vers des cercles spécifiques à chaque poste. Ces cercles permettaient d’aborder des problématiques de manière plus confidentielle, avec des personnes rencontrant des défis similaires au quotidien, mais avec lesquelles nous avions peu l’occasion de travailler.
Cependant, nous avons rapidement constaté que certaines problématiques soulevées dans ces cercles devaient être partagées avec les autres cercles pour une résolution plus efficace. Et ainsi, permettre d’éviter qu’elles restent au sein des cercles et s’enveniment.
Le C3Team : une nouvelle dynamique de coordination
Pour répondre à ce besoin, nous avons mis en place la C3Team. L’objectif de cette réunion ? Créer un espace d’échange sur les problématiques remontées par chaque cercle. Nous nous sommes inspirés de formats découverts lors de formations sur la gestion du consentement. Et avons donc opté pour le format suivant : deux représentants de chaque cercle (Chef.fes de projets, consultant.es, chargé.es d’études) se retrouvant mensuellement pour remonter chacun un ordre du jour.
L’idée n’est pas de passer trop de temps à débattre, mais d’avoir un temps de réunion restreint où la majorité des problématiques peuvent être abordées, par ordre de priorité. La réunion ne vise pas toujours à proposer des solutions immédiates, mais elle permet d’avoir un recul suffisant pour rediriger les débats vers les personnes adéquates. Ce, avec un suivi à long terme assuré par le C3Team.
Pour un meilleur suivi des problématiques
Initialement, la réunion était conçue pour que les représentants de chaque cercle changent d’une séance à l’autre. Après plusieurs tests, il est apparu nécessaire d’assurer un meilleur suivi des problématiques d’un mois à l’autre. Les représentants sont donc désormais conservés pour un mandat de plusieurs mois.
Ce nouveau format permet :
- Une meilleure clarté sur la façon dont sont remontées les problématiques et les pistes de résolution.
- Une communication plus fluide et une résolution plus efficace des problèmes rencontrés
Nous continuons bien évidemment à ajuster ce modèle en fonction des besoins et des retours des équipes. Cette démarche illustre bien notre volonté d’évoluer avec notre croissance et de maintenir une dynamique d’échanges efficace et transparente !
S.P.
