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Gestion des salles de réunion, du cauchemar à la réalité !

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Problèmes de disponibilités, manque d’aération, matériel manquant… Organiser une réunion en entreprise peut devenir un petit casse-tête, même quand on s’y prend à l’avance ! De nouveaux systèmes permettent d’optimiser l’utilisation des salles de réunion, et vous assurer une certaine tranquillité d’esprit.

« Une réunion importante… mon powerpoint est parfait, je connais mon sujet, mais… »

Cette nuit, j’ai fait un affreux cauchemar. Ma réunion avec le Directeur des Services Techniques était prévue de longue date. Pour réserver la salle, j’avais anticipé : un coup de téléphone à l’accueil (difficile de les joindre), une confirmation de réservation par mail, tout était fait dans les règles. Le jour J, je vérifie dans le fichier XLS en partage le numéro de la salle : A043, pas la plus confortable, mais ça ira ! Dix minutes avant l’arrivée de mes convives, je suis prête, mon portable à la main, devant la A043. Non !… Elle est fermée à clé ! Il faut dire qu’il est 8h, le gardien n’a pas dû passer. Je cours dans les escaliers (je croise l’ingénieur sécurité qui me fait les gros yeux…), j’arrive à l’accueil, l’hôtesse est au téléphone… Enfin, je demande les clés, elle me précise qu’elle ne les a pas, et prévient le Service Maintenance. Je remonte, le temps passe… Enfin, la porte s’ouvre, M-2 ! Mais pourquoi fait-il si froid ? Et où est passé le rétroprojecteur ? Mon téléphone sonne, mes invités viennent d’arriver et m’attendent à l’accueil. Je transpire, la pression monte…. Et mon réveil sonne !

La domotique m’a sauvée

Ouf ! Tout ça, c’était avant ! Depuis notre déménagement dans le nouveau bâtiment, tout a été pensé, dès la définition du besoin, avec le programmiste,  pour nous simplifier la vie et pour améliorer le confort.

La réservation d’une salle est dorénavant possible via l’agenda de ma messagerie. Je précise le nombre de personnes, une salle m’est affectée. Une tablette est installée à côté de chaque porte de salle de réunion. J’arrive 10 minutes avant, je tape mon code personnel ; la porte se déverrouille et ma présence en réunion est confirmée. Si je ne confirme pas ma présence, elle est remise à disposition. Fini les salles vides sensées êtres réservées, pendant que vous cherchez désespérément un bout de table ! Je termine plus tôt, je le signale en sortant, j’ai besoin de prolonger ma présence, la tablette me le permet.

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La salle est bien équipée, et la température est idéale. Le module de gestion est couplé à la CVC, température et ventilation (primordiales dans une salle de réunion pour la qualité de l’air) sont gérées en fonction. En complément, une détection du nombre de mouvements permet de vérifier le nombre de personnes présentes et d’adapter le débit d’air. Il existe bien sûr d’autres systèmes : détection de présence en tout ou peu, ou détection du taux de CO2 (principalement pour les grands volumes, et couplé ou non au module de gestion).

Le module de gestion gère également l’éclairage. Hors des heures de présence, il n’est pas possible d’allumer. En entrant, la détection de présence déclenche l’éclairage minimum de la pièce. Les télécommandes me permettent d’adapter le niveau d’éclairement à mes besoins. Quand mes invités et moi quittons la pièce, tout s’éteint.

Anticiper les besoins dès la rédaction du programme fonctionnel

Les nouvelles technologies permettent donc de ne pas transformer la réservation d’une salle de réunion en cauchemar et améliorent le confort des occupants. Elles permettent également au gestionnaire de mieux gérer les consommations, et par voie de conséquence, de limiter notre impact environnemental et de générer des économies d’énergie. Tous ces systèmes sont bien sûr personnalisables, le principal étant d’y réfléchir dès la phase programmative ; le programmiste est là pour vous aider à exprimer vos besoins !

 

F.G. 

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